✍️ Для каких задач использовать и где оформить квалифицированную электронную подпись
Во многих компаниях пользуются ЭДО и знают про электронные подписи. Большинству известно, что они выполняют ту же функцию, что и подпись от руки. Но есть несколько типов ЭП с разными целями и степенью защиты — из-за этого иногда сложно понять, какая именно нужна предпринимателю. В статье расскажем, чем отличаются электронные подписи друг от друга и для каких задач в бизнесе они подойдут.
Простая электронная подпись (ПЭП) — для несложных задач
ПЭП — самый распространенный тип электронных подписей и подтверждает, что операцию совершил или сообщение отправил конкретный человек. Это может быть подтверждающий код или связка логина и пароля на каком-нибудь сайте. Многим он знаком по авторизации на разных сайтах. Например, ПЭП нужна, чтобы получить доступ к личному кабинету Госуслуг или к файлам в облачном хранилище. Но у такой подписи есть ограничения, из-за которых ее сложно использовать предпринимателям 👇
● С ПЭП не получится принимать участие в государственных закупках и подавать заявления в органы власти — например, отправлять декларации о доходах в налоговую.
● Бумаги, которые подписаны ПЭП, будут считаться недействительными до тех пор, пока участники соглашения не заключат дополнительный договор. В нем нужно указать, что такие электронные документы равнозначны обычным с ручной подписью и условия их признания. Например, с ее помощью человек может получить выписку из электронной трудовой книжки на Госуслугах.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — для взаимодействия с сотрудниками и контрагентами
НЭП — более надежный вариант электронной подписи, кроме подтверждения действий конкретного человека НЭП позволяет отследить, вносились ли в документ какие-либо изменения после первого подписания.
Неквалифицированные электронные подписи подойдут, чтобы наладить взаимодействие между сотрудниками внутри компании или настроить документооборот с удаленными работниками. Еще с помощью НЭП можно заключать договоры с партнерами и участвовать в коммерческих торгах на интернет-площадках. Но для этого придется оформить дополнительное соглашение со специальными условиями. В нем нужно указать, что электронные документы с НЭП равнозначны бумажным с подписью от руки. Граждане обычно используют НЭП в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России. Например, подпись понадобится, чтобы направить декларацию 3-НДФЛ в электронном виде.
НЭП помогает не только идентифицировать подписанта, но и гарантировать сохранность документа: договор автоматически станет недействительным, если внести в него изменения после подписания.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — для максимальной защиты документов
КЭП — самая надежная электронная подпись. С ней можно подписывать договоры, счета-фактуры и другие документы. Квалифицированная электронная подпись сразу обладает той же юридической силой, что и вариант от руки. Бизнесу не придется подписывать никаких специальных соглашений для работы.
Чтобы получить КЭП, понадобятся специальное программное обеспечение. Хранить ключ и сертификат нужно на физическом USB-носителе — токене, он похож на привычную флешку.
Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям лучше сразу оформить квалифицированную электронную подпись, потому что она дает больше возможностей для удобной работы. Например, для взаимодействия с налоговой или с пенсионным фондом не придется пользоваться бумажными документами и традиционными физическими печатями.
Как оформить квалифицированную электронную подпись
КЭП для бизнеса можно получить в налоговых инспекциях или через доверенных лиц ФНС России. Например, Сбер первым в России получил официальный статус от налоговой и имеет право выдавать квалифицированные электронные подписи руководителям юридических лиц и индивидуальным предпринимателям. Такой КЭП можно подписывать документы на любых сервисах и порталах: например, в системе маркировки «Честный знак» или на сайте налоговой.
Оформление КЭП не займет много времени, а посетить банк нужно будет всего один раз, для подтверждения личности. У Сбера более 5000 офисов по всей стране, поэтому в большинстве городов предпринимателю будет удобно оформить подпись.
Вот самый удобный способ получить КЭП в СберБизнесе:
1️⃣ Открыть расчетный счет в СберБизнесе, если его еще нет.
2️⃣ Купить USB-носитель – токен.
3️⃣ Войти в интернет-банк и нажать на кнопку «Документооборот» в меню слева.
4️⃣ Выбрать «Электронные подписи» и нажать «Получить».
5️⃣ Загрузить копию паспорта, ввести ИНН и СНИЛС.
6️⃣ Прийти в офис выдачи КЭП для подтверждения личности.
Сертификат выдается на 15 месяцев, продлить его можно в личном кабинете СберБизнеса. Для этого понадобится зайти в сервис «Документооборот» до того, как истечет срок действия предыдущей подписи, чтобы не посещать офис снова.
🎁 А для новых клиентов СберБизнеса действует акция «Токен за ноль для новых клиентов». Если откроете расчетный счет в банке до 31 марта 2025 года, то получите USB-носитель для КЭП бесплатно.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт СберБизнеса и оставить заявку на оформление квалифицированной электронной подписи для своей компании.